Voorbeeld vragen van klanten
- Hoe effectief ben ik met mijn projecten vanuit business perspectief?
- Is mijn business case sterk?
- Is de business case degelijk onderbouwd?
- Hoe kan ik mijn project en programmamanagement professionaliseren?
- Hoe laat ik aan mijn topdirectie zien dat ik de best mogelijke resultaten en waarde uit mijn beschikbare budget haal?
- Hoe houd ik de aandacht in mijn organisatie op de baten vast en voorkom ik dat mijn projecten een eigen leven gaan leiden?
- Met welke projecten en investeringen kan ik stoppen of bezuinigen zonder dat ik veel waarde verlies?
Beschrijving ‘Audits en evaluaties projecten en programma’s’
Kans voor professionaliseren project en programmamanagement
De uitvoering van programma’s en projecten is afgelopen jaren steeds professioneler geworden. Hier ontstaat echter de wens om verder te groeien in dit vakgebied. Een kansrijk gebied hierbij is Waarde Management. Het is essentieel, maar is van een andere orde qua aanpak en problematiek dan traditioneel projectmanagement. Audits en evaluaties hierop, met directe en praktische handvaten om te verbeteren en meer waarde te realiseren (of minder uit te geven in deze moeilijke economische tijden) levert Arja Kapitein Advies.
Baten leveren meer op dan het budget, toch?
Projecten en programma’s worden gedaan omdat ze meer opleveren dan ze kosten. Anders worden ze niet gestart. Maar nadat ze gestart zijn, gaat meestal de aandacht meer uit naar budgetbeheersing dan naar batenrealisatie. Dit is uit praktische redenen begrijpelijk. Een projectmanager wordt afgerekend op zijn uitgaven. De baten worden gerealiseerd door de business. Dit zijn meestal andere afdelingen. Daarnaast geldt dat de kosten voor de baten gaan. De baten worden later in de tijd gerealiseerd dan de kosten. Dit neemt echter niet weg dat de realisatie van de baten ook gestuurd moet worden, hoe complex dit ook kan zijn.
Audit of evaluatie door Arja Kapitein Advies
Deze audit of evaluatie kan op verschillende momenten worden uitgevoerd. Het ideale moment is net voordat een programma start en dat de uitkomsten gebruikt kunnen worden in de startopleidingen van het programma/projectteam, als onderdeel van het creëren van een gezamenlijke manier van werken met gezamenlijke overtuigingen en visie over het te behalen resultaat.
Bij een audit van meerdere lopende projecten en programma’s (bijvoorbeeld van een portfolio) kunnen de resultaten gebruikt worden om te stoppen met de minst waarde opleverende projecten. een directe kans voor kostenbesparing voor de organisatie.
Ook kan een groot project na afloop geëvalueerd worden om vervolgens de geleerde lessen te gebruiken in volgende trajecten.
Waarde van de audit/evaluatie
De ervaring van Arja Kapitein Advies wijst uit dat de betrokkenen meestal erg positief over de resultaten zijn. Dit komt omdat er veel aandacht wordt gegeven aan de baten van het project en het programma. Dus aan de waarom vraag van het project/programma. Door de concrete vertaalslag naar de betrokken, wordt de link met de ambitie duidelijker. Of na afloop, de bijdrage aan het succes van de organisatie. Dit werkt motiverend. Dit is waarom mensen werken bij de organisatie, wat ze begrijpelijke verhalen oplevert naar elkaar en naar hun omgeving en het geeft handvaten om echt te professionaliseren.
Waarschuwing: het is niet positief voor mensen die alleen voor hun geld werken en die het liefst op een eilandje zitten. Maar de ervaring van Arja Kapitein Advies is dat ze deze mensen heel weinig tegenkomt (of niemand zal dit ooit van zich zelf willen toegeven. Dus als het al zo is, dan gaan mensen na deze audit en evaluatie op een veel positievere toon communiceren, want zij willen niet horen tot de dwarsliggers bij positieve zaken). In sommige gevallen komt het neer op het onbespreekbare bespreekbaar te maken, zonder dat het business management zelf in kwaad daglicht wordt geplaatst.
