Voorbeeld vragen van klanten
- Hoe bewijs je dat je veranderingen waardevol zijn voor je bestuur? Hoe krijg je budget om je veranderingen uit te kunnen voeren?
- Hoe maak je je veranderingen waardevol voor je bestuur?
- Wat is waarde voor jullie organisatie en hoe kunnen jij en je collega’s hieraan bijdragen?
- Hoe mobiliseer je je collega’s, je medewerkers en je managers hiervoor?
- Hoe maak je jouw gewenste veranderingen leuk en waardevol voor iedereen?
- Wie zorgt voor en hoe wordt er toezicht gehouden op de realisatie van de waarde bij je veranderingen?
Beschrijving Waarde en Verander Management’
Waarde management gaat over de waarom van een verandering
Met een bewuste inrichting van Waarde management (ook wel Value Management genoemd) wordt de realisatie van de doelstellingen van een grote verandering gemanaged. Met andere woorden: de reden waarom de verandering wordt ingezet, wordt bewust gerealiseerd en afwijkingen in de realisatie worden bijgestuurd. Dit is waarom voor Arja Kapitein Advies Waarde Management al jaren haar eerste prioriteit is bij ieder verandertraject. Ïn de praktijk worden veel verandertrajecten ingevuld met goed project en programmamanagement op de dimensies tijd, budget en kwaliteit van de op te leveren producten. Dit wil echter nog niet zeggen dat er ook waarde gerealiseerd wordt bij het veranderingstraject. Zonder sturing is dit toeval. Waarschijnlijk wordt er wel enige waarde gerealiseerd, want er was een goede reden om het project of programma te starten. Maar is er daadwerkelijke waarde gerealiseerd, is deze waarde wel geoptimaliseerd of mogelijk zelfs wel goed genoeg? Arja Kapitein Advies wil niet dat toeval of politieke interpretatie dit antwoord bepaalt.
Spectaculaire toename eigenaarschap veranderingen op alle niveaus door inzicht in op te leveren waarde
Het onderbouwen van de toekomstige waarde door/met diegene die verantwoordelijk zijn om deze waarde te gaan realiseren, heeft een ongelofelijk effectieve impact op het eigenaarschap van de verandering. Deze mobilisatiekracht is belangrijker dan waarin de waarde wordt uitgedrukt. Als alle onderbouwingen een geheel vormen en realistisch onderling op elkaar zijn afgestemd, is de kans op succes van de veranderingen vele malen vergroot ten opzichte van een situatie waarin er geen onderbouwing is en/of deze niet op elkaar zijn afgestemd.
Daarnaast is het goed omgaan met Waarde Management één van de krachtigste interventiemethoden vanuit Verander Management perspectief. Ze hebben een nauwe relatie met elkaar.
Behalve de interventietechniek van ‘het mensen onmogelijk te maken om iets anders te gaan doen’, maar dit is geen veranderen maar afdwingen. In sommige situaties trouwens zeer effectief en relevant.
Geen waarde realisatie zonder goede veranderstrategie
Verander Management (ook wel Change Management genoemd) zorgt voor een betere acceptatie van de verandering. Negatief vertaald: zonder een goede verander strategie kan ieder project volledig onderuit gehaald worden en een heel positief bedoeld initiatief tot een ware nachtmerrie en een geldverspilling maken. Positief vertaald: met een goede veranderstrategie kan de verandering eerder als een positief traject worden beleefd door de betrokken mensen en zij hiermee in staat te brengen om meer waarde uit de verandering te realiseren. Bij iedere verandering die er toe doet, ontkomen mensen niet aan momenten van teleurstelling, angst of erger. De kunst is om constructief (dwz terechte issues goed oplossen) zo snel mogelijk door deze fases heen te komen, om daarna de lijn omhoog zo steil mogelijk in de tijd te laten verlopen. Komen de betrokkenen in de lijn omhoog en krijgen ze successen, dan slaat de beleving om van weerstand naar positief trekken.
Waarde en Verander management hebben dus een grote impact op elkaar. Bewust positief zaken doen met respect voor een ieder en conflicten zien als een inspiratiebron voor nog betere oplossingen.
Strategie
Er zijn heel veel verschillende aanpakken van Waarde en Verander Management en perspectieven hoe dit te gaan doen. Alles begint echter met bewust een keuze te maken over de te volgen strategie:
Strategie Waarde Management
Met betrekking tot Waarde Management: tot welk niveau van detail moet de waarde realisatie gemanaged gaan worden? Via business cases (baten en kosten onderling in samenhang gebracht, inclusief analyses van alternatieven en risico’s), of alleen via gerichte sturing op de batenrealisatie (al dan niet met targets), of is identificatie & communicatie van batenrealisatie genoeg? Of is het wel/niet realiseren van de oplossing goed genoeg?
Strategie Verander Management
Met Verander Management gaat het eerst om de vraag wat voor soort verandertraject het gaat of gewenst is:
- Ontwerptraject: het doel van de verandering is bekend en de weg ernaar toe ook. Veranderingsmanagement dient om het geheel te ondersteunen en is een afgeleide van de inhoudelijke aanpak en heeft een hoog planmatig karakter. De ontwerpaanpak is zeer gebruikelijk bij veranderingen die bestaan uit verschillende onderdelen met onderlinge afhankelijkheden, zoals met IT met standaardpakketten. Bij goed voorspelbare veranderingen is deze aanpak erg effectief.
- Ontwikkeltraject: het doel van de verandering is bekend en de eerste stap van de weg ernaar toe ook. Maar meer nog niet. Dit is afhankelijk van de resultaten die onderweg behaald worden. De veranderingaanpak wordt per stap bepaald. Mits er voldoende tijd (en geld) aan wordt besteed, combineert deze aanpak de voordelen van zowel flexibiliteit als van gestuurd.
- Ontdektraject: het doel van de verandering is ook niet bekend. Het enige dat bekend is dat er gestart gaat worden. Het accent ligt vooral op het weghalen van drempels en mensen inspireren om wat anders te gaan doen. Dingen uitproberen en in beweging komen en zijn. De ontdekaanpak kan zeer effectief zijn bij veranderingen die zeer onvoorspelbaar zijn. Bij onderlinge afhankelijkheden moet echter wel rekening gehouden worden met veel improviseren om betrokkenen en hun management erbij te houden. Deze aanpak leidt tot grote verrassingen voor een ieder. Enerzijds ongemakkelijk en onnatuurlijk (vooral voor managers, want er is weinig te managen). Anderzijds inspirerend en vernieuwend in resultaten.
Een aantal jaren geleden overheerste de ontwerpaanpak vanuit de grote ERP en CRM implementaties. Tegenwoordig neemt de ontdekaanpak fors aan belang toe door de grote impact van de digitale ontwikkelingen (zoals Social Media) en de toename van invloed van de klant (zoals toenemende transparantie en co-creatie).
Verschillen in de doorlooptijd van een verandertraject komen voor. Bijvoorbeeld eerst ‘ontdek’ en dan ontdekken dat er structureel iets moet veranderen wat niet kan zonder een ontwerpaanpak. Of andersom. Planmatig beginnen en dan ontdekken dat alles anders loopt, het plan schijn was en om de paar weken aangepast moet worden. In beide situatie lijkt de totale aanpak dan op een ontwikkelaanpak. Op zich is hier niets mis mee, maar er is een probleem met de betrokkenen. Mensen hebben van nature een voorkeur voor een specifieke aanpak en worden dan gedwongen om zich te voegen aan een andere voor hen onnatuurlijke aanpak. Dit roept fricties op die niets te maken hebben met weerstand voor de inhoudelijke verandering. De truc is om bewust de aanpak(ken) te kiezen en ook hiermee rekening te houden met de communicatie en hoe mensen betrokken gaan worden.
Relatie strategie aanpak Verander en Waarde Management
Bij een ontwerp- en bij een ontwikkeltraject kunnen alle variaties van Waarde Management worden uitgevoerd.
Bij een ontdektraject is het niet mogelijk om targets te gaan stellen en een business case te gaan maken omdat er geen bekende eindsituatie vooraf is. Wel kan het direct vanaf de start identificeren en meten van waarde dienen als een belangrijke gemeenschappelijke taal en cultuur.
